28
d
:
mag
1-2014
BUP
n
Barn og unges psykiske helseavdeling ved Sørlandet Sykehus gjorde en kjempejobb på mindre enn tre måneder.
Innføring på
1-2-3
ABUP ved Sørlandet Sykehus brukte bare tre måneder fra
DIPS BUP var godkjent innført, til programmet var i drift.
Da er juleferien inkludert.
Skulle noen leve i den villfarelsen å tro at ting
går litt tregere på Sørlandet, kan følgende his-
torie motbevise det.
– Vi satt med et system med en del feil og
uforklarlige problemer. Dokumenter forsvant
og pasienter ble identifisert uten fullstendige
fødselsnummer. Vi måtte gjøre noe, sier Gro
Anita Kåsa Poulsen, prosjektleder for innfø-
ringen av DIPS BUP-system ved Sørlandet
Sykehus.
Ledergruppen i
prosjektet fikk god-
kjent sitt mandat
14. oktober 2013, og
kunne sette i gang.
19. januar 2014 var
det nye systemet i
drift ved sykehuset.
Korte kommando-
linjer og god kompe-
tanse på både gam-
melt og nytt system
er to av suksesskrite-
riene, ifølge Poulsen.
God lokal erfaring
– Prosjektet ble rigget med god lokal erfaring
fra både Bupdata og DIPS, noe som gjorde
deler av jobben enklere. Internt i Klinikk for
psykisk helse (KPH) var det god kompetanse
fra år tilbake. Jeg var systemansvarlig for
Bupdata og Geir Hausvik hadde lang erfaring
med DIPS. Vi utgjorde ledelsen i prosjektet
sammen med Niklas Halseide fra IKT. Sen-
trale medarbeidere fra ABUP, KPH og IKT-
avdelingen på sykehuset ble plukket ut til
prosjektgruppen og til å lede de ulike arbeids-
gruppene, i tillegg til et samarbeid med Syke-
huspartner og DIPS, forklarer Poulsen.
Tidlig fikk de igangsatt ryddejobben i de
mange til dels ufullstendige dataene fra det
gamle systemet. Til slutt endte Sykehuset Sør-
landet opp med 130.675 journaldokumenter
som skulle over i DIPS.
Opplæringen for brukerne gikk intensivt
fra 2. desember og fram til konverteringen
i januar. I ettertid ser Poulsen at de gjerne
skulle hatt mer tid til akkurat dette.
Mer opplæring
– Vi burde nok hatt enda mer fokus på at opp-
læringen skulle ivareta våre spesifikke rutiner
enda bedre. Det er i seg selv en krevende øvelse
å lage rutiner for et systemman knapt nok kjen-
ner bruken av, og det er kanskje også på dette
området vi har hatt mest behov for endring og
tilpasning etter overgang til ordinær drift.
Selve konverteringen foregikk helga 18.
og 19. januar i Sykehuspartner sine lokaler i
Grimstad. Søndag kom sekretærer på jobb
for å bidra til testing og for å bli bedre kjent i
DIPS før systemet gikk på lufta klokken 16.30.
– Etter oppstart har det vært en krevende
tid spesielt for sekretærene, som i tillegg til å
skulle lære seg et helt nytt system selv, også
har måttet fungere som superbrukere for
klinikere. Men det går seg til. Det tar tid å
tilpasse seg nytt system og nye rutiner, men
totalt sett er vi godt fornøyde. Vi ser at vi på
grunn av den korte tiden vi hadde til rådig-
het, har måttet brukte noe ekstra tid på ny
gjennomgang og endring av enkelte rutiner
etterpå, sier Poulsen.
På sikt håper barn og unges psykiske hel-
seavdeling ved Sørlandet Sykehus å få være
med på å videreutvikle DIPS BUP-system, og
er begeistret for at DIPS vil satse på program-
varen.
n
Gro Anita Kåsa
Poulsen ledet
rekordprosjektet.
