12
d
:
mag
2-2012
Fin flyt
Færre uferdige oppgaver, bedre kvalitet og sikrere bruk er stikkord
­
etter at en i Helse Vest reviderte den elektroniske arbeidsflyten i DIPS.
Sommeren 2010 ble det oppdaget uregel­
messigheter ved brev med polikliniske ­notater
og epikriser som skulle vært sendt ut fra
helse­foretakene i regionen. Denne alvorlige
­
hendelsen ansporet Helse Vest IKT til å starte
en fullstendig gjennomgang av den elektro­
niske arbeidsflyten i DIPS. Bruken av elektro­
nisk arbeidsflyt er noenlunde lik i foretakene og
gjelder håndtering av henvisninger, rekvisisjon
av undersøkelser og svar på prøver, dokument­
håndtering, booking av timer, og diverse ulike
varsler og meldinger mellom helsepersonell.
–
Nytten av systematisk å gå gjennom den
elektroniske flyten av oppgaver i DIPS er
åpenbar, ved at man på en så direkte måte kan
forbedre pasientsikkerheten og effektiviteten
i helseforetakene, forteller Gunnar Jårvik,
­
systemansvarlig for «Felles EPJ løsning» som
er etablert med DIPS i Helse Vest.
–
Ved å organisere gjennomgangen på
regionalt nivå kan vi finne den beste
løsningen og bredde denne, og sikre at
utførelsen av arbeidsoppgaver i DIPS
blir kvalitetssikret på en tilnærmet
standardisert måte, fortsetter han.
Regional oppfølging
Revisjonen ble gjennomført ved
hjelp av workshops i de fire helse­
foretakene i Helse Vest. DIPS var
engasjert som konsulenter og leverte
metodikk for analyse av regionens
elektroniske arbeidsflyt.
–
Vi responderte på et tilbud om kon­
sulentbistand på området, og opplever å ha
fått god hjelp fra DIPS ASA, sier Jårvik.
Sammen med lokal forvaltning i foretakene
og Helse Vest IKT gjennomgikk de alle data­
baser og integrasjoner. De systemansvarlige i
hvert helseforetak fikk overlevert en rapport
med varierende antall forbedringsområder og
anbefalte tiltak fra workshop-deltakerne. Til­
bakemeldingene fra deltakerne har vært svært
god.
–
DIPS ble hentet inn både for å bidra til å
lukke eventuelle avvik og for å utarbeide et rap­
porteringsverktøy, en sjekkliste for internkon­
troll, hvor anbefalinger fra workshopsamlin­
gene kunne følges opp. Verktøyet gir Helse Vest
RHF en mulighet til å sørge for at utbedringer
revisjon
Nytten
av ­systematisk
å gå gjennom den
elektroniske flyten
av oppgaver i DIPS
er åpenbar
»
av arbeidsflyten blir fulgt opp i alle databaser og
virksomheter. Helse Vest RHF hadde allerede
på plass et regionalt ansvarskart som beskrev
mange av de samme tingene, men ikke så detal­
jert som dette verktøyet, forteller Jårvik.
Helse Vest IKT som tjenesteleverandør job­
ber nå sammen med lokale EPJ-sentre for å
følge opp anbefalingene fra verktøyet og rap­
porterer hver 6. uke om status for arbeidet i
sine regionale driftsmøter.
–
Å jobbe med kvalitetssikring av elektro­
nisk arbeidsflyt er en kontinuerlig og tidkre­
vende prosess, det nytter ikke med skippertak.
Alle potensielle avvik skal nå være ryddet av
veien, men det arbeides fortsatt med funn som
viser forbedringspotensial for kvalitetssikring,
sier Jårvik.
Det er til en hver tid over 100.000 uferdige
oppgaver i DIPS arbeidsflyt i Helse Vest.
–
Antall uferdige arbeidsoppgaver ­virker
svært høyt, men dette må vi regne som
­
normalt i en virksomhet med over 22.000
DIPS-­brukere. Utfordringen er å finne hvilke
oppgaver som i tillegg kan være «glemt av
sykehuset», enten «glemt» av brukerne eller
«
glemt» av teknikken. Derfor skal vi fortsatt
jobbe med arbeidsflyten til det lyser grønt på
alle områder og vi opplever å ha full kontroll
over hele denne svært sammensatte virkelig­
heten, sier Jårvik, som er fornøyd med det de
har oppnådd så langt
–
Vi har opplevd en udiskutabel kvalitets­
forbedring både i regional forvaltning og hos
ansatte i helseforetakene. Helse Vest har nå for
første gang en god samlet oversikt over risiko­
områder for alle virksomheter og DIPS data­
baser. Det betyr også at Helse Vest RHF har
en bedre mulighet for å utøve sitt ansvar for
å evaluere og korrigere virksomhetene på
dette området, påpeker han.
De har sett at uansett hvor mye
arbeid som er lagt ned i internkontroll,
må de være ydmyk i forhold til kom­
pleksiteten i arbeidsflyten og sørge for
kontinuerlig oppfølging av dette.
Til neste år skal vi slå sammen
de fire databasene i Helse Vest RHF
til en felles database. Det vil nok være
naturlig å gjennomføre en ny lignende
gjennomgang i forbindelse med konsoli­
deringen.
–
Vi er kommet langt med DIPS, men vi kan
gjøre mer i arbeidsflyten – for eksempel går
rekvisisjon av patologisvar fremdeles på papir.
Etter at vi først har samordnet regionalt, og
nå også løpende følger opp kvalitetssikringen
regionalt, blir det enklere å komme videre med
mer elektronisk arbeidsflyt med DIPS, sier
Gunnar Jårvik, og forteller at forbedringstil­
tak fra prosjektet «Glemt av sykehuset» i Helse
Sør-Øst straks ble foreslått som regionale tiltak
i Helse Vest, der de manglet noe på området.
–
For oss har det også vært svært nyttig å
følge resultatene fra Helse Sør-Østs gjennom­
gang av det pasientadministrative arbeidet. De
har skapt en ny forståelse av hvor viktig dette
arbeidet er, langt utover sin egen region.
Kvalitetssikrer kvalitetssikringen
Jårvik understreker at ingen av funnene fra
workshop-samlingene viste seg å være av
­
kritisk art.
–
Det er viktig å presisere at vi hadde god
oversikt over forvaltningen vår også før denne
gjennomgangen: Felles EPJ programmet i
Helse Vest hadde allerede etablert beste prak­
sis rutiner og fordelt forvaltningsoppgavene
mellom virksomhetene. Likevel, antall forbe­
dringsområder var nok høyere enn vi regnet
med. Når man leter etter feil og mangler, så
finner man som oftest det, sier han.